Chọn một công việc bạn muốn cải thiện

Bài này giúp bạn

Bắt đầu từ một công việc lặp lại, người cần kết quả và vấn đề bạn muốn giải quyết.

Trong bài này

Hãy bắt đầu từ công việc, không phải từ công cụ
Kiểm tra quy định tổ chức đã ban hành
Hãy nhìn lại một lần bạn đã dùng AI gần đây

Hãy bắt đầu từ công việc, không phải từ công cụ

Hãy hình dung tuần nào bạn cũng phải làm báo cáo tiến độ từ bảng theo dõi công việc, email khách hàng và ghi chú cuộc họp. AI có thể giúp bạn gom thông tin thành bản nháp. Nhưng điều cần hỏi không phải là AI có viết được hay không, mà là người cần báo cáo có nhận được kết quả đầy đủ, đáng tin hơn mà tổng công sức bỏ ra có giảm đi không.

Nếu bản nháp biến một phản hồi đang chờ thành thông tin đã được khách hàng duyệt, hoặc biến ngày dự kiến thành cam kết, người phụ trách vẫn phải phát hiện và sửa lỗi. Bản nháp có nhanh hơn cũng chưa chắc giúp công việc tốt lên nếu khâu tìm thông tin và kiểm tra vẫn tốn như cũ.

Chương trình bắt đầu bằng một câu hỏi thực tế: công việc nào đáng được cải thiện, và dựa vào đâu để biết nó đã tốt hơn? Hãy chọn một việc lặp lại, có người dùng kết quả cụ thể. Đây mới là điểm bắt đầu để tìm hiểu; chưa cần kết luận AI có phải lời giải hay không.

Phiếu thử nghiệm AI

Một bản ghi ngắn cho việc thử dùng AI trong một công việc cụ thể. Phiếu nêu rõ công việc, người chịu trách nhiệm, thông tin AI được phép dùng, điều cần kiểm tra và căn cứ để quyết định có nên tiếp tục. Nhờ đó, bạn có thể xem lại cách làm và kết quả, thay vì chỉ giữ một cuộc trò chuyện có câu trả lời tốt.

Dùng khi: bạn muốn thử dùng AI trong công việc thực tế và cần xác định rõ cách thử, người phụ trách và tiêu chí đánh giá.

Cùng một Phiếu thử nghiệm AI sẽ theo người học xuyên suốt chương trình: chọn việc, thử một bước, kiểm tra bằng chứng rồi quyết định tiếp tục, cải thiện hoặc dừng.

Kiểm tra quy định tổ chức đã ban hành

Nếu bạn mang công việc của doanh nghiệp vào chương trình, hãy kiểm tra hướng dẫn sử dụng AI mà tổ chức đã ban hành. Tài liệu đó có thể nêu công cụ được phép dùng, loại thông tin có thể nhập, quyết định nào cần người chịu trách nhiệm và nơi cần hỏi khi chưa rõ. Nếu chưa được cung cấp hướng dẫn, hãy xem đó là điều cần xác nhận; ví dụ trong bài không thay thế quy định của công ty.

Nếu làm việc với dữ liệu công ty, hãy kiểm tra những điểm này

Mục tiêu kinh doanh hoặc vấn đề của đội ngũ mà tổ chức muốn cải thiện.
Công cụ, tài khoản được phép dùng và nơi nhận hỗ trợ.
Dữ liệu nào có thể dùng, dữ liệu nào cần che bớt và ai trả lời khi chưa chắc chắn.
Quyết định hoặc hành động nào luôn cần người chịu trách nhiệm phê duyệt.
Nơi gửi một ý tưởng hữu ích, vấn đề lặp lại hoặc bằng chứng từ lần thử.

Hãy nhìn lại một lần bạn đã dùng AI gần đây

Bạn đã dùng AI để làm việc gì? Có thể là tổng hợp báo cáo, soạn phản hồi khách hàng, chuẩn bị tài liệu cuộc họp hoặc tìm ý tưởng cho một bản đề xuất.

Lần đó, điều gì thực sự được cải thiện? Điều gì vẫn khiến bạn phải tự làm hoặc còn băn khoăn? Câu trả lời không phải để đánh giá bạn dùng AI giỏi đến đâu. Nó giúp bạn tìm đúng điểm bắt đầu cho chương trình này.

Công việc lặp lại / người nhận kết quả:
Vấn đề hiện tại / số liệu ban đầu hoặc chưa đo được:
Phần việc AI được hỗ trợ:
Người phụ trách / thông tin được phép và không được dùng:
Kiểm tra cần làm / người xử lý khi có vấn đề:
Điều kiện tiếp tục / điều kiện dừng:

Thực hành: khoảng 10 phút

Hãy bắt đầu một Phiếu thử nghiệm AI. Nếu chưa từng dùng AI, hãy chọn một công việc lặp lại như chuẩn bị báo cáo tuần hoặc soạn bản nháp phản hồi khách hàng.

1Ghi tên một công việc lặp lại.
2Ghi người dùng kết quả và điều họ cần.
3Ghi một vấn đề bạn có thể quan sát ở cách làm hiện tại: chậm trễ, làm lại, thiếu thông tin hoặc phải sửa nhiều.

Có kết quả nhanh nhưng không biết có đáng tin không

AI tạo một bản cập nhật dự án chỉ trong vài phút. Tuy nhiên, người dùng không biết câu nào lấy từ tài liệu nguồn và câu nào AI tự suy diễn. Cuối cùng, họ phải đọc lại toàn bộ như viết mới. Tốc độ tạo bản nháp không tạo ra giá trị nếu không giảm được thời gian kiểm tra hoặc nâng được chất lượng kết quả.

Dùng AI cho một việc quá rộng

"Cải thiện chăm sóc khách hàng" là một mục tiêu lớn, chưa phải việc để bắt đầu. "Soạn bản nháp trả lời cho câu hỏi về tình trạng đơn hàng" có phạm vi rõ hơn, dễ kiểm tra hơn và giúp nhóm học được điều cụ thể.

Ở bước này, chỉ cần ghi ba điều

Công việc lặp lại bạn đã chọn.
Người dùng hoặc cần kết quả của công việc đó.
Vấn đề bạn muốn hiểu rõ hơn.

Vì sao một bản nháp nhanh chưa đủ để kết luận AI đang giúp công việc tốt hơn?
Công việc nào của bạn đủ nhỏ và rõ để mang theo trong các bài tiếp theo?

Bài tiếp theoThế nào mới là cải thiện có ích?